本公司現設置有一室四部,各部門分工合作,密切配合,共同完成拍賣的操作程序,其職責劃分如下:
一、一室為董事長辦公室:
董事長是本公司的最高領導機構,重大問題的解決與協商、戰略問題的決策等都集中于此。重大方針的把握,人事關系的調動。具體包括以下:
1、領導全公司人員學習相關法律、法規知識,進行拍賣知識的更新;
2、集中決策戰略性決策,進行各項任務的分;
3、人才的選拔及培養。
二、四部門為業務部、市場部、綜合部、財務部。
(一)業務部
業務部是本公司運作的核心,主要負責組織和主持拍賣,代表拍賣公司同競買人簽訂的拍賣成交確認書。具體而言,包括以下職責:
1.拍賣標的物整理、分類及匯編成冊;
2.擬定并發布拍賣公告;
3.接受競買人申請、審查競買資格,頒發競買證;
4.聯系客戶,負責拍賣物的咨詢;
5.組織與主持公開拍賣;
6.代表本公司簽訂成交確認書;
7.建立并管理客戶檔案。
(二)、 市場部
市場部是本公司重要的業務機構。負責委托拍賣業務的洽談與銜接,拓展新的拍賣業務。具體而言,包括以下職責:
1. 代表本公司接受委托,簽訂委托合同和填寫委托拍賣物清單;
2. 對拍賣物進行鑒定、評估、同委托人協商厘定拍賣物底價;
3. 收集拍賣物的詳細資料;
4.長期委托拍賣業務的洽談與合同的訂立;
5.拍賣業務的研究與策劃報告的起草。
(三)、 綜合部
綜合部是本公司設置的綜合性機構,全面負責公司內的文秘、行政、后勤和總務事宜。具體而言,包括以下職責:
1. 秉承總經理指示協調行內各部門的關系;
2. 負責人事、行政、后勤、勞資、總務管理;
3. 公司內有關行政文件、材料文書的起草和報送;
4. 主管機關文件、材料、文書的收發、處理與傳達;
5. 接待有關部門的檢查和交流;
6. 業務檔案,圖書資料的分類管理與查詢;
7. 對外宣傳;
8.客戶服務,以提供優質、高效的服務為宗旨,熱情接待每位來訪客戶,提供專業化的服務和工作。
(四)、財務部:
本公司實行的是企業化的經營管理,完善而健全的財務監督與管理制度就成為本公司正常運行的前提條件。具體而言,財務部的職責包括:
1.編制年度、季度財務計劃;
2.提交經營財務報告;
3.根據委托拍賣合同,收取拍賣費用和傭金;
4.拍賣物成交價款的結算,出具發票;
5.經營稅的繳納;
6.參與經營決策,審查拍賣合同;
7.嚴格遵守并維護財務紀律;
8.公司日常財務收支;
9.編制年終財務報表。